Sistem Manajemen Gudang
Gudang adalah tempat penyimpanan barang sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman : pengelolaan dari aktifitas yang saling terkait dalam aktifitas penyimpanan barang sementara. Apa saja aktifitas penyimpanan barang itu? Penerimaan dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan adalah garis besar dari aktifitas penyimpanan.
Saat ini gudang memiliki arti luas dan lebih dari sekedar tempat penyimpanan saja. Gudang itu sendiri tidak menambah nilai barang secara langsung, tidak ada perubahan citarasa, bentuk, kemasan, dll. Intinya tidak ada kegiatan proses operasi pada barang, yang ada adalah aktifitas transportasi barang dari satu tempat ke tempat lainnya, itu secara umum kegiatan di Gudang.
Beberapa aktifitas di dalam gudang secara sederhana :
1. Administrasi.
2. Penerimaan barang.
3. Penyimpanan barang.
4. Pengepakan barang ke tempat yang dituju.
5. Pengeluaran barang.
Aktifitas ini saling terkait, dan secara personalia harus dikepalai oleh satu orang, semisal Kepala bagian, Supervisor atau semacamnya. Tiap kepala bagian diharuskan menguasai pengendalian pada bagiannya, pengendalian yang harus dilakukan :
1. Pengendalian Operasional
2. Pengendalian Biaya
3. Pengendalian Personalia
Operasional, Biaya dan Personalia saling berkaitan. Menurut saya penguasaan mendalam dan kontrol ketat pada ketiga bagian itu akan melahirkan kondisi yang sehat bagi gudang, ketiga bagian ini perlu terus dikembangkan. Misalnya Pengendalian Personalia, jangan hanya puas dengan kondisi saat ini, jika dapat upgrade lah kemampuan anak buah dengan berbagai hal kreatif. Kepala bagian juga secara rutin berkomunikasi dalam satu forum besar, semisal briefing pagi, atau briefing target2 dan kesalahan-kesalahan yang masih ada. Menurut saya juga tidak ada satu sistem kerja yang sempurna, selalu ada yang lebih baik.
Setiap bagian dalam gudang akan saya bahas pada kesempatan berikut. Meninjau secara umum sistem manajemen gudang sangat menarik bagi orang yang berkecimpung di dalamnya, mengapa? Paling tidak ada beberapa alasan :
- Dalam lingkup gudang SDM yang dihadapi level pekerja kasar dan sulit diatur, sehingga diperlukan sebuah pendekatan yang personal dan unik dibandingkan kantoran.
- Variabel yang ada sulit dikendalikan, sehingga kapasitas perlu diperbesar setiap hari dalam menangani masalah.
- Gudang sebagai pusat logistik namun tidak memberi nilai tambah secara langsung, sehingga prestasi kerja tidak begitu Nampak. Jadi sesempurnanya sebuah gudang, memang begitulah seharusnya dan bukan sebuah prestasi. Misal, biaya gudang harus di bawah 5%, sangat sulit, tetapi ketika kita mencapainya tidak ada prestasi tersendiri, lumrah. Beda dengan Sales yang bisa sekreatif mungkin memainkan angka-angka.
- Barang rusak dan hilang nilainya tinggi jika tidak ada pengendalian-pengendalian yang di manaje secara professional.
Warehouse Management System atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam suppply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan).
Mengelola core business perusahaan jauh lebih penting dibandingkan sapabila manajer perusahaan sibuk memikirkan dan melakukan aktivitas logistik produk yang sebenarnya dapat diserahkan kepada pihak diluar perusahaan. Memberikan pekerjaan atau menggunakan sumberdaya pihak luar untuk melaksanakan salah satu aktivitas yang berkaitan dengan core business ini biasanya disebut outsources.
Dalam pengelolaan aktivitas logistik, meng-outsource suatu pekerjaan kepada pihak diluar perusahaan dapat memberikan keuntungan bagi manajemen sehingga fokus terhadap permasalahan internal perusahaan menjadi jauh lebih baik. Disamping itu masih terdapat beberapa keuntungan lain, diantaranya :
- Menghindari timbulnya biaya yang tidak penting karena pengelolaan yang salah atau karena perusahaan belum memiliki keahlian yang cukup untuk melakukan pekerjaan dari suatu pekerjaan yang tidak terkait langsung dengan core business atau core product tersebut secara efektif dan optimal seperti mengelola aktivitas distribusi produknya.
- Kurangnya pengalaman perusahaan dalam bidang tertentu untuk menentukan keuntungan yang benar-benar signifikan diarea pemasaran lain yang baru dapat dibantu oleh perusahaan lain yang sudah ahli dan berpengalaman.
- Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dari persaingan yang lebih kompetitif diatas para pesaing melalui pemanfaatan perusahaan lain yang professional dalam rantai supply.
- Menghindari adanya pengeluaran biaya modal untuk peralatan, software dan infrastruktur dalam bentuk initial cost maupun fix cost dan overhead cost.
- Keuntungan dari daya beli transportasi perusahaan lain yang mengelola logistik dan pergudanganan (warehousing).
- Meningkatkan pengembangan dan pengaturan bisnis perusahaan melalui proses supply chain.
- Perusahaan dapat memanfaatkan jaringan (network) yang dimiliki oleh perusahaan yang mengelola pergudangan.
- Mengambil manfaat dari fitur layanan lain yang diberikan oleh perusahaan pergudangan.
- Memperpendek jangkauan komunikasi produk dengan konsumen, dan memberikan manfaat bagi konsumen dalam kepastian kualitas produk yang bergaransi.
- Mempersingkat jangkauan distribusi yang harus diawasi langsung oleh perusahaan pemilik produk.
Tidak jarang keberhasilan dalam memenangkan persaingan yang dilakukan oleh suatu perusahaan merupakan andil yang tidak bisa dipungkiri dari adanya perusahaan-perusahaan lain dibelakangnya. Oleh karena itu acap kali kita salah menilai, bahwa pekerjaan yang diperankan oleh pihak luar tidak selamanya membebani perusahaan.
